Sesión Plenaria

RELACIÓN DE ACUERDOS ADOPTADOS EN LA SESIÓN PLENARIA Nº 220. 26 DE SEPTIEMBRE DE 2016.

 

220-26-09-2016-1:

Se acordó aprobar, de acuerdo con los artículos 81 y 82 de la Ley Orgánica de Universidades y del artículo 38.ter del Reglamento de Organización y Funcionamiento del Consejo Social de la ULPGC, las actuaciones auditoras e interventoras a llevar a cabo por el Servicio de Control Interno para el último trimestre de 2016.

ACTUACIONES DE CONTROL A LLEVAR A CABO POR EL SERVICIO DE CONTROL INTERNO OCTUBRE-DICIEMBRE 2016

El Reglamento de Organización y funcionamiento del Consejo Social de la ULPGC en su art.38 recoge que “la intervención o servicio de control interno de la Universidad desarrollará sus funciones mediante técnicas de auditoría bajo la supervisión del Consejo Social”.

Tras un periodo de inactividad debido a la ausencia de dirección del Servicio de Control Interno, a partir del pasado mes de julio se ha retomado la actividad tras la toma de posesión de quien suscribe la presente como directora de dicho servicio y la incorporación de una funcionaria y un becario de colaboración que se suman a la plantilla existente.

Dado que durante el tiempo que ha transcurrido hasta la fecha se han realizado gastos sin fiscalización previa limitada regulada en el Reglamento de Control actualmente en vigor, se hace necesario elevar una propuesta de actuaciones de control a llevar a cabo en el último trimestre de 2016 hasta que se apruebe el Reglamento del Servicio de Control Interno y el Plan de Auditoría Interna 2017-2020. Esto conlleva establecer los expedientes y documentos que deben ser remitidos a este Servicio para la emisión del informe preceptivo de fiscalización previa limitada y con la finalidad de que se conozca por los distintos servicios la obligación de remisión de los mismos.

1.- Gastos de personal

La importancia de la fiscalización de este tipo de gastos viene determinada por el porcentaje que representa respecto al total del presupuesto de la ULPGC y a las continuas recomendaciones de las auditorías realizadas por la Audiencia de Cuentas en las que se observa que este gasto debe ser fiscalizado por el Servicio de Control Interno.

Se comprobará lo establecido en el artículo 4.2 del Reglamento de Control Interno “La revisión de los documentos se limitará a la verificación de que son correctos de acuerdo con la información elaborada con la aplicación informática existente. Al margen de la comprobación y el cuadre general, se efectuarán muestreos individualizados.”

Para ello se remitirá el fichero en Excel de los datos elaborados por el Servicio de Personal o se dará acceso al mismo, el fichero (Excel y PDF) de nómina donde figure el Total devengado, todos los descuentos (IRPF, devolución de ingresos indebidos, Seguridad social del Trabajador, anticipos concedidos, …) y el líquido a abonar.

Dado que los medios personales para realizar las comprobaciones establecidas en el artículo 4.3. del Reglamento son escasos se podrán realizar algunos muestreos sobre conceptos que figuran en la nómina como expedientes de Anticipos de nómina, reconocimiento de trienios, quinquenios o sexenios, pluses, etc pero siempre según el volumen de trabajo existente.

2.- Contratos

Los contratos menores no serán fiscalizados salvo que, por el Servicio Económico o el de Control Interno, se detecte posible un fraccionamiento de contratos para lo cual se requerirá informe aclaratorio del mismo y declaración de nulidad.

Conforme al art. 5 del Reglamento de Control Interno se informarán los pliegos de condiciones de las licitaciones y se asistirá a las mesas de contratación.

3.- Subvenciones

Conforme al art.5.2. d) se verificará que las ayudas y subvenciones se conceden de acuerdo con la normativa de aplicación.

Para ello se remitirán:

3.1.- Previo a la convocatoria de subvenciones en régimen de concurrencia competitiva, las bases de la subvención y el documento contable “A”.

Una vez convocadas y, previo a la concesión de subvenciones, informe de valoración de las solicitudes presentadas donde debe constar que los beneficiarios propuestos cumplen con las condiciones legalmente establecidas y valoración de mayor a menor de las solicitudes presentadas y resolución de concesión provisional de las mismas.

3.2.- Para las subvenciones nominativas que figuren en los presupuestos, previa a la resolución de concesión, se remitirá informe de que cumple con los requisitos legales para tener la condición de beneficiario y documento contable “AD”

3.3.-Para las subvenciones de concesión directa, informe justificativo de tal circunstancia, así como del cumplimiento de los requisitos legales para tener la condición de beneficiario.

4.- Inventario

Se comprobará, mediante muestreo, que los bienes adquiridos y que figuran en el Capítulo 6 de gastos del presupuesto, han sido dados de alta en el inventario conforme a los valores establecidos en las normas de auditoría, así como los criterios de amortización establecidos para el bien.

Las distintas Unidades de gasto o Servicios, comunicarán al Servicio de Control Interno con tres días de antelación, la recepción de aquellos suministros de valor igual o superior a 15.000 euros y la de obras de valor superior a 50.000 euros para que, si éste lo considera, asista a la misma.

5.- Operaciones extrapresupuestarias

Se comprobará el pago material del IRPF y Seguridad social del trabajador coinciden con lo retenido en la nómina correspondiente.

En los anticipos de caja fija se comprobará, mediante un muestreo trimestral, que los fondos anticipados han sido justificados conforme a lo establecido en las bases de ejecución del presupuesto para lo cual se requerirán los expedientes seleccionados mediante muestreo correspondientes a la justificación de los fondos de dicho trimestre.

6.- Ingresos presupuestarios

Conforme establece el art 7.1. del Reglamento “Se aplicará el sistema de control a posteriori para efectuar pruebas y revisiones, especialmente mediante técnicas de muestreo, de que existe un registro correcto de los ingresos.” Por lo que este servicio requerirá aquellos expedientes que hayan sido seleccionados mediante muestreo y deberán ser remitidos para emitir informe de fiscalización a posteriori.

Conforme al art. 7.4 del Reglamento los “precios públicos por servicios académicos conducentes a la obtención de títulos de carácter oficial y validez en todo el territorio nacional” se someterán a control a posteriori mediante técnicas de muestreo para comprobar

  1. “La correcta separación de ingresos y de las tasas” y la correcta aplicación de las ordenanzas vigentes.
  1. Revisar el reconocimiento de los derechos y la aplicación de los liquidados.
  1. Revisar “el correcto cumplimiento de los criterios establecidos en la normativa contable para los supuestos de aplazamiento y/o fraccionamiento”.

En cuanto a los ingresos procedentes del patrimonio (cuentas corrientes, arrendamientos, concesiones, etc) se comprobará la correcta aplicación contable de los mismos y la correcta cuantificación conforme a los contratos con entidades bancarias o con particulares.

7.- Modificaciones de crédito

De acuerdo con el art.10 del Reglamento, “Podrán ser objeto de revisión, mediante técnicas de auditoría, las modificaciones presupuestarias realizadas durante el ejercicio, comprobando el cumplimiento de los requisitos establecidos en las bases de ejecución” por lo que se requerirán los expedientes que así hayan sido objeto de muestreo.

Serán objeto de informe de fiscalización previa los expedientes de modificación de crédito siguientes:

  1. Generación de crédito de más de 150.000 euros. En estos expedientes se remitirá al servicio de control interno los documentos acreditativos de la financiación de dicha modificación conforme a lo establecido en las bases de ejecución.
  1. Suplementos de crédito y créditos extraordinarios financiados con remanente de tesorería. En estos expedientes se remitirá al servicio de control interno los informes acreditativos de la necesidad urgente e inaplazable de la realización del gasto así como el informe de existencia de remante para financiar los mismos.

8.- Tesorería

Se podrán realizar, conforme al artículo 9 del Reglamento, comprobaciones de las conciliaciones mensuales, así como de las cajas habilitadas. El Servicio de Control Interno realizará estas comprobaciones previo aviso de tres días a las unidades afectadas para la comprobación in situ de la tesorería.

9.- Presupuesto ULPGC 2017

Elaboración del informe que acompañará al Presupuesto de 2017 en relación a la razonabilidad de los ingresos que financian el presupuesto de gastos, verificar que está acompañado de la RPT y que el presupuesto de gastos de personal cuenta con la autorización de la Comunidad Autónoma de Canarias, revisar que es elaborado conforme a la estructura presupuestaria y todos aquellos extremos que se consideren de importancia previo a la aprobación del mismo.

En todo caso, el Servicio de Control Interno, podrá requerir para la realización de sus funciones cuantas aclaraciones o documentos estime convenientes.

 

220-26-09-2016-2:

Se acordó aprobar, de acuerdo con el artículo 9.m) del Reglamento de Organización y Funcionamiento del Consejo Social de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria, el Reglamento del Comité de Auditoría de la ULPGC.

REGLAMENTO DEL COMITÉ DE AUDITORÍA DE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA.

TÍTULO I

DEL COMITÉ DE AUDITORÍA, SU NATURALEZA,

FUNCIONES Y COMPETENCIAS

Artículo 1.-Naturaleza.

El presente Reglamento desarrolla lo establecido en el apartado quinto del artículo 38 bis del Reglamento de Organización y Funcionamiento del Consejo Social de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria.

Artículo 2.-Funciones.

  1. El Comité de Auditoría tendrá carácter informativo y consultivo, sin funciones ejecutivas, con facultades de información, asesoramiento y propuesta dentro de su ámbito de actuación.
  1. En términos generales, el Comité de Auditoría supervisará el desarrollo y ejecución del control interno de la Universidad y de la actividad de los auditores o auditoras, así como el sistema de control y gestión del

Artículo 3.- Alcance del control interno.

  1. El control interno se extenderá a la totalidad de la gestión económico-financiera de la ULPGC.
  1. El control interno o intervención de la actividad financiera está atribuido al Servicio de Control Interno y la función de control y fiscalización se realizará en sus modalidades de función interventora, función de control financiero, incluida la auditoría de cuentas de las entidades dependientes, y función de control de la eficacia.

El personal adscrito al Servicio de Control, dependerá del Consejo Social desempeñando sus funciones con autonomía respecto de los órganos cuya actividad está sujeta a su control, teniendo completo acceso a la contabilidad y a cuantos documentos sean necesarios para el ejercicio de sus funciones.

Artículo 4.-Competencias.

El Comité de Auditoría tendrá las siguientes competencias:

  1. Velar por la correcta ejecución del presupuesto anual de la Universidad, de la programación plurianual y de los planes de inversiones, así como el cumplimiento de los principios generales establecidos en la Ley Orgánica de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera.
  2. Supervisar los procedimientos de auditoría de regularidad (financiera y de cumplimiento de legalidad) y auditoría operativa (de eficacia y de economía y eficiencia), de la Universidad.
  3. Analizar e informar, en su caso, las memorias económicas y las cuentas anuales de la Universidad y las de las entidades que de ella puedan depender, sin perjuicio de la legislación mercantil u otra a las que dichas entidades puedan estar sometidas en función de su personalidad jurídica.
  4. Realizar propuestas para la elaboración y posterior aprobación del Plan de Auditoría de acuerdo con lo establecido en el apartado dos del artículo 38 del Reglamento de Organización y Funcionamiento del Consejo Social.
  5. Proponer labores de intervención o de fiscalización previa a llevar a cabo por el Servicio de Control Interno y la realización de trabajos de auditorías, así como el alcance de éstos, sobre las distintas áreas de riesgo.
  6. Recibir información periódica de las actividades realizadas por el Servicio de Control Interno, así como hacer el seguimiento del cumplimiento del Plan de Auditoría de la Universidad.
  7. Velar por la independencia de los auditores internos y externos, así como la eficacia y eficiencia del Servicio de Control Interno, revisando si los recursos puestos a disposición de éste son suficientes para satisfacer las necesidades de la Universidad.
  8. Tomar conocimiento de los informes realizados, tanto por auditores externos como por el Servicio de Control Interno y proponer al Consejo Social, en su caso, la realización de trabajos de auditorías extraordinarios si de dichos informes se desprendieran la necesidad de éstos.
  9. Discutir las limitaciones y salvedades que puedan surgir de los informes provisionales y finales, incluyendo la revisión de alegaciones y cualquier otra cuestión que los auditores externos
  10. Velar por el cumplimiento de las conclusiones y recomendaciones recogidas en los informes emitidos por los auditores y órganos de control externos, auditores internos o interventores, así como el seguimiento de las
  11. Velar por el libre acceso de los auditores internos y externos a cuanta documentación o información puedan requerir para el correcto ejercicio de sus
  12. Poner en conocimiento del rectorado y/o la gerencia de la ULPGC, aquellos supuestos en los que se haya producido falta de colaboración del personal de la Universidad con el Comité de Auditoría o el Servicio de Control Interno a los efectos oportunos

 Artículo 5.- Vinculación del Comité de Auditoría con el Pleno Consejo Social.

  1. El Pleno del Consejo Social recibirá información periódica sobre las actuaciones llevadas a cabo por el Comité de Auditoría de la Universidad.
  1. Anualmente, la persona responsable del Servicio de Control Interno elaborará una Memoria de su gestión. El Comité de Auditoría elevará esta Memoria al Pleno del Consejo Social para realizar su informe y emitir las recomendaciones que se consideren

TÍTULO II

DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE AUDITORÍA

Artículo 6.-Composición del Comité de Auditoría.

  1. El Comité de Auditoría estará integrado, además de por la persona titular de la Presidencia del Consejo Social, por el Rector o Rectora y la Gerencia de la Universidad, y por otros dos vocales nombrados por el Pleno del Consejo Social, uno de entre sus miembros de la parte social y otro de entre personas de reconocido prestigio en el ámbito de la contabilidad, auditoría o control de organizaciones. También formará parte el Interventor o responsable del Control Interno, que tendrá voz pero no voto.
  1. La persona que ejerza la Secretaría del Consejo Social actuará como Secretario o Secretaria del Comité que tendrá voz pero no voto.

Artículo 7.-Nombramiento de los miembros del Comité de Auditoría.

  1. Corresponde al Presidente del Consejo Social proponer al Pleno del Consejo la designación de los miembros no natos que formarán parte del Comité de Auditoría de la Universidad.
  1. La propuesta que eleve el Presidente del Consejo Social requerirá el voto favorable de la mayoría de los miembros del Pleno del Consejo presentes en la votación.

Artículo 8.-Incompatibilidades.

La condición de miembro del Comité de Auditoría es incompatible:

  1. Con la de formar parte de la plantilla de profesionales pertenecientes a empresas que puedan ser contratadas para la realización de auditorías externas a la Universidad.
  2. Con el ejercicio de cargos directivos o la tenencia de participaciones en el capital de otras universidades.

Artículo 9.-Duración del mandato de los miembros del Comité de Auditoría.

El mandato de los componentes del Comité de Auditoría será de cuatro años. No obstante lo anterior, la representación nata del Comité formará parte durante el tiempo que ostente su condición.

Artículo 10.-Derechos de los miembros del Comité de Auditoría.

  1. Obtener cuanta información y documentación precisen del Servicio de Control Interno para el cumplimiento de las funciones asignadas al Comité de Auditoría.
  2. Presentar propuestas al Comité de Auditoría.
  3. Percibir dietas o indemnizaciones por el ejercicio de su cargo en la cuantía y forma que establezca el Pleno del Consejo Social, dentro de los límites y en la forma establecida por la normativa de la Comunidad Autónoma de Canarias.
  4. Ser compensados de los gastos debidamente justificados que les hubiera ocasionado el cumplimiento de sus funciones.

Artículo 11.-Deberes de los miembros del Comité de Auditoría.

  1. Asistir a las reuniones del Comité de Auditoría.
  2. Cumplir cuantos cometidos les sean
  3. Guardar la debida reserva y confidencialidad respecto a las reuniones del Comité de Auditoría, así como a la documentación a la que tenga
  4. Comunicar a la Secretaría del Comité de Auditoría cualquier circunstancia que implique estar incurso en alguna de las incompatibilidades contempladas en el artículo 8 de este

Artículo 12.-Pérdida de la condición de miembro del Comité de Auditoría.

Los miembros del Comité de Auditoría perderán esta condición por las causas siguientes:

  1. Por agotamiento del período para el que fueron nombrados por el Pleno del Consejo Social.
  2. Por renuncia o
  3. Por incapacidad  declarada  por  decisión  judicial  firme  que  conlleve  la inhabilitación o suspensión para cargos públicos.
  4. Por incompatibilidad de acuerdo con lo previsto en el artículo 8 de este
  5. En el caso de la presidencia del Consejo Social, del titular del rectorado o de la gerencia de la Universidad, por abandonar la representación que

Artículo 13.-El Presidente del Comité de Auditoría podrá proponer el cese de un miembro no nato del Comité de Auditoría en los supuestos siguientes:

  1. Si en el plazo de dos meses desde que concurra en un miembro una causa de incompatibilidad éste no la hubiera solventado.
  2. Por incumplimiento reiterado de los deberes inherentes a su cargo previa audiencia del interesado y acordada la práctica de la prueba pertinente.
  3. Por vulnerar las normas de funcionamiento del Comité de Auditoría.

Artículo 14.-El Presidente del Comité de Auditoría.

  1. El Comité de Auditoría será presidido por la persona que ostente la Presidencia del Consejo Social.
  1. Son funciones de la persona que ejerza la Presidencia:

Garantizar el cumplimiento de las leyes, de este Reglamento y demás normativa aplicable en el ámbito del Comité de Auditoría.

Garantizar y velar por el adecuado funcionamiento del Comité de Auditoría.

Velar por el cumplimiento de los acuerdos adoptados en el Comité de Auditoría.

Ordenar la convocatoria, presidir, suspender y levantar las reuniones el Comité de Auditoría.

Dirigir las deliberaciones del Comité de Auditoría.

Dirimir, con su voto, los empates que pudieran producirse durante una votación.

Artículo 15.-El Secretario del Comité de Auditoría.

  1. La persona que ejerza la Secretaría del Consejo Social actuará como Secretario o Secretaria del Comité de Auditoría.
  1. El Secretario asistirá con voz y sin voto a las reuniones del Comité de Auditoría.
  1. En caso de vacante, ausencia o enfermedad, desempeñará interinamente la Secretaría del Comité de Auditoría la persona que ostente la dirección del Servicio de Control Interno de la
  1. Corresponden al Secretario o Secretaria del Comité de Auditoría las siguientes funciones:

Convocar, por orden de la Presidencia, las reuniones del Comité de Auditoría.

Levantar acta de las reuniones y trasladar los acuerdos adoptados a las personas o entes que

Mantener las relaciones entre el Comité de Auditoría, el Pleno del Consejo Social, el Servicio de Control Interno y la gerencia de la

Informar y documentar los actos y acuerdos adoptados por el Comité de Auditoría.

Facilitar a los miembros del Comité de Auditoría las informaciones que le sean requeridas para el ejercicio de sus

Cuantos actos de gestión le sean atribuidos por el Presidente y el Comité de Auditoría.

Artículo 16. Medios técnicos y organizativos al servicio del Comité de Auditoría.

Las personas que ostenten la Presidencia y la Secretaría del Comité de Auditoría podrán recabar el apoyo de las infraestructuras técnicas y organizativas de la propia Universidad, que vendrán obligadas a prestar asistencia e información a los miembros del Comité de Auditoría.

 

TÍTULO III

DEL FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE AUDITORÍA

Artículo 17.-Reuniones del Comité de Auditoría.

El Comité de Auditoría se reunirá de forma ordinaria al menos una vez cada trimestre, pudiendo hacerlo con carácter extraordinario cuando así lo considere el Presidente o cuando lo soliciten dos miembros mediante escrito.

Artículo 18.-Convocatoria a reuniones.

  1. La convocatoria de las reuniones será hecha por el Secretario, de orden del Presidente del Comité de Auditoría, y deberá contener el orden del día, la fecha, lugar y hora de celebración. La convocatoria irá acompañada de la documentación suficiente y de los informes que van a ser objeto de deliberación.
  1. La convocatoria de las reuniones del Comité de Auditoría deberá hacerse al menos con cinco días de antelación, salvo los casos de urgencia que podrá hacerse con una antelación de cuarenta y ocho horas.
  1. El orden del día de las reuniones lo fijará el Presidente debiendo tener en cuenta para ello las peticiones de los demás miembros formuladas con antelación a la convocatoria de la misma.

Artículo 19.-Constitución del Comité de Auditoría y adopción de acuerdos.

  1. Para la constitución válida del Comité de Auditoría deberán estar presentes tres miembros con derecho a voto.
  1. La adopción de un acuerdo requerirá la mayoría simple de los votos favorables.

Artículo 20.-Actas de las reuniones y certificaciones de acuerdos.

  1. El Secretario del Comité de Auditoría levantará acta de cada sesión en la que quedarán reflejados de forma explícita el lugar de la reunión, la hora en que co- mienza y termina la sesión, el día, mes y año, número e indicación de las personas que hayan asistido, los puntos principales de la deliberación, la forma y el resultado de las votaciones, el contenido de los acuerdos y cuantos incidentes se hayan producido en la reunión y sean dignos de reseñar.
  1. Los miembros del Comité presentes en la votación podrán hacer constar en acta su voto contrario al acuerdo adoptado y los motivos que lo justifiquen así como cualquier otra circunstancia que estime
  1. El borrador o proyecto de acta, como norma general, deberá remitirse a los miembros con la convocatoria de la siguiente reunión para su aprobación.
  1. Las actas y las certificaciones serán firmadas por el Secretario del Comité de Auditoría con el visto bueno del
  1. Los originales de las actas y de las certificaciones de acuerdos serán custodiados por el Secretario del Consejo Social en la sede de dicho

Artículo 21.-Incidencias relevantes detectadas por el Comité de Auditoría.

Cuando el Comité de Auditoría, a la vista de los informes o la documentación presentada, detecte situaciones que revistan importancia significativa, remitirá un informe especial al Pleno del Consejo Social.

TÍTULO IV

DE LA REFORMA DEL REGLAMENTO

Artículo 22.-Reforma del Reglamento.

  1. La iniciativa de reforma de este Reglamento corresponde al Comité de Auditoría o al Presidente del Consejo Social.
  1. La propuesta de reforma deberá ir acompañada de un texto articulado alternativo y de la argumentación en que se funde.
  1. La aprobación de la propuesta requerirá el voto favorable de la mayoría de los miembros presentes en el Pleno del Consejo Social que se convoque a tal efecto.

DISPOSICIONES FINALES

Primera.En lo no previsto en el Reglamento de Organización y Funcionamiento del Consejo Social de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria o en el presente Reglamento, serán de aplicación las normas sobre el régimen de los órganos colegiados de la Administración.

Segunda. El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de Canarias.

 

220-26-09-2016-3:

Se acordó aprobar, en uso de la capacidad atribuida en el artículo 3.3.b) de la Ley 11/2003, de 4 de abril, modificada por Ley 5/2009, de 24 de abril, sobre Consejos Sociales y Coordinación del Sistema Universitario de Canarias, el Programa Mentor de la ULPGC.

220-26-09-2016-4:

Se acordó aprobar el precio de diferentes publicaciones editadas por el Servicio de Publicaciones de las Universidad de Las Palmas de Gran Canaria en uso de la capacidad atribuida por el artículo 4.3.b) de la Ley 11/2003, de 4 de abril, modificada por Ley 5/2009, de 24 de abril, sobre Consejos Sociales y Coordinación del Sistema Universitario de Canarias:

220-26-09-2016-5:

Se acordó aprobar, delegar en la Comisión Permanente del Consejo Social la toma de acuerdos relativos a la concesión de suplementos de créditos en uso de la capacidad atribuida por el artículo 26.1 del Reglamento de Organización y Funcionamiento del Consejo Social de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria, aprobado mediante decreto 97/2004, de 20 de julio, modificado por decreto 48/2011, de 24 de febrero, del Gobierno de Canarias.

220-26-09-2016-6:

Se acordó tomar la iniciativa para la creación de un Aula de Víctimas del Terrorismo, que se concibe como un lugar de reflexión, encuentro y estudio de las consecuencias del terrorismo y de su impacto en las islas.

Dicha propuesta se trasladará al Vicerrectorado de Cultura y Atención Integral de la ULPGC.